Можете да конвертирате всеки файл на Excel или електронна таблица в PDF формат, като използвате функциите „Запазване като PDF“ или „Печат в PDF“, както са налични в Microsoft Excel. По-долу ще намерите стъпките за Печат в PDF или Запазване като PDF в Microsoft Excel.
Печат в PDF и Запазване като PDF в Microsoft Excel
С Windows 10 с вградена поддръжка за PDF (формат за печат на документ) запазването или отпечатването на всяка таблица на Excel в PDF формат е лесно.
Докато „Печат в PDF“ и „Запазване като PDF“ основно преобразуват Excel файл във формат PDF, крайният продукт, произведен от двата метода, е различен.
Когато използвате Print to PDF в Microsoft Excel, полученият PDF файл ще бъде лишен от всичките му метаданни (връзки, информация за автора, маркери и т.н.) и ще съдържа само информация, налична в отпечатан файл.
За сравнение, когато използвате Save As PDF в Microsoft Excel, полученият PDF файл ще съдържа всички метаданни и почти същата информация, както е наличен в оригиналния документ.
Как да печатате в PDF в Microsoft Excel
Следвайте стъпките по-долу, за да използвате Print to PDF в Microsoft Excel.
1. Отворете файла на Excel, който искате да отпечатате в PDF.
2. След като файлът е отворен, щракнете върху раздела File, разположен в горната лента на менюто, за да отворите менюто File.
3. В падащото меню Файл щракнете върху опцията Печат в левия прозорец. В десния прозорец се уверете, че PDF Printer (Microsoft Print to PDF) е наличен и коригирайте размера, ориентацията и полетата на страницата според изискванията.
Забележка: Ако Microsoft Print to PDF не е налице, ще трябва да приготвите PDF принтера, като изпълните стъпки, както е предвидено в следващия раздел.
4. След като сте доволни от настройките за печат, превъртете малко нагоре и кликнете върху полето Print.
5. На следващия екран въведете Име за вашия файл> изберете Местоположението, където искате да запазите получения PDF файл и кликнете върху бутона Запиши.
Забележка: Уверете се, че „Save as type“ е зададено на .pdf, преди да кликнете върху бутона Save.
След като PDF файлът за печат бъде запазен, ще можете да изпратите файла за печат или да го споделите по електронен път с всеки.
Както бе споменато по-горе, PDF файлът, създаден чрез използване на функцията Печат към PDF в Microsoft Excel, няма да съдържа връзки и други метаданни, свързани с оригиналния файл на Excel.
Какво да направите, ако Microsoft Print to PDF не е налице
Ако преди това сте отпечатвали на действителен принтер, Microsoft PDF принтер може да не е наличен, когато се опитате да отпечатате в PDF в Microsoft Excel.
В такъв случай ще трябва да направите Microsoft PDF Printer на разположение и готов, преди да можете да отпечатате в PDF.
Ако „Microsoft Print to PDF“ не е наличен, щракнете върху текущия наличен принтер и изберете Microsoft Print to PDF в менюто, което се показва.
След това ще можете да отпечатате в PDF всеки файл на Microsoft Excel, като щракнете върху полето Печат, както е показано в стъпка 3 по-горе.
Запазване като PDF в Microsoft Excel
Друг начин за конвертиране на Microsoft Excel файл или електронна таблица в PDF формат е използването на функцията „Запазване като PDF“, налична в Microsoft Excel.
Както бе споменато по-горе, полученият запазен PDF файл ще съдържа почти цялата информация, налична в оригиналния документ.
1. Отворете файла на Excel, който искате да отпечатате в PDF.
2. След като файлът е отворен, щракнете върху раздела File, разположен в горната лента на менюто.
3. От падащото меню щракнете върху опцията Запиши като в левия прозорец. В десния прозорец щракнете върху Преглед.
4. На следващия екран въведете Името на вашия PDF файл> изберете Местоположение за PDF файла и щракнете върху Запазване.
Това ще запази файла на Microsoft Excel като PDF файл, който можете да отпечатвате или споделяте с всеки.
Независимо дали използвате Запазване като PDF или Печат в PDF, полученият файл ще запази своите шрифтове, форматиране и страници на всички устройства и платформи.
