Microsoft Outlook ви позволява да създавате групи за контакти, известни също като списъци за разпространение или имейл групи. Ако редовно изпращате имейли до същата група хора, настройването им като група за контакти ви позволява да спестите време, като изпратите имейла до групата, вместо да въвеждате всички адреси. Можете също така да създадете група за контакти, която съдържа други групи за контакти. В повечето случаи няма ограничение за броя имейл адреси, които можете да имате в група за контакти.
По-стари версии на Outlook
Outlook 2010 и по-нови версии нямат ограничение за броя адреси, които можете да включите в група за контакти. В по-ранните версии максималният брой адреси, които можете да включите в група контакти, зависи от количеството информация, съхранявана за всеки контакт. Типичните ограничения са между 50 и 70 контакта, но могат да бъдат и до 25. Група за контакти може да спре да работи, ако включите допълнителна информация за контакт за членовете, като в този случай можете да разделите групата на две групи за контакти.
Exchange и други пощенски сървъри
Въпреки че броят на адресите в група за контакти е неограничен, пощенският сървър може да има ограничения. В корпоративна среда сървърът на Microsoft Exchange може да има максимални размери за групи за контакти. В домашна и малка бизнес среда вашият доставчик на интернет услуги може да блокира имейли, които съдържат повече от определен брой адреси. Освен това имейлите, които съдържат голям брой адреси, могат да бъдат маркирани или блокирани като спам от доставчика на имейл или клиентския софтуер на получателите.
Поверителност и четливост
Когато изпращате имейл до група за контакти, Outlook замества името на групата с имейл адресите на всички в групата, така че всички получатели да виждат имейл адреса на всички. Това може да заема много място в горната част на имейла и също така поражда опасения относно поверителността. Ако групата е например игрален клуб и всички членове се познават, това е добре; но ако членовете на групата не се познават, изпращането на всички в групата на имейл адреса на всички останали в групата може да бъде сериозно и дори незаконно нарушение на поверителността. За да избегнете това, използвайте полето BCC, а не полето TO, когато изпращате до група контакти.
Група за контакти срещу пощенски списък
Група за контакти е удобен начин за един човек да изпраща рутинно имейл до група или групи хора. Ако обаче голяма група хора често трябва да си изпращат имейли и особено ако се желае поверителност, по-добър начин е списък за дискусии на абонати или програма за пощенски списък, тъй като това са уеб базирани програми, които позволяват на всеки член за изпращане на имейл до група, като се използва един имейл адрес.
