Microsoft Office автоматично записва скрити метаданни и лична информация във всички документи, които създавате с помощта на програмата Microsoft Office. В тази публикация ще научите как да премахнете скрита информация и метаданни от документите на Microsoft Office, така че да предотвратите използването на тази информация от всеки.
Скрита информация, прикачена към файлове в Office.
Microsoft Office по подразбиране запазва следната информация по всяко време, когато създадете и запишете файл, документ на Office.
1. Име на автора, име на компанията, име на лице, което наскоро е запазило документа. Друга информация, идентифицираща лично (PII), като заглавки на електронна поща, информация за изпращане за преглед, фишове за маршрутизация и имена на шаблони.
2. Споделени или съвместни документи могат да съдържат маркировки за ревизия, коментари, анотации с мастило, имена на хора, които са работили върху документа, коментари от рецензенти и промени, направени в документа.
3. Дата на създаване на документа, дата на промяна на документа, ревизия на документа, версии на документа.
4. Името на вашия компютър, името на мрежовия сървър или твърдия диск, на който е записан документът.
5. Скрит текст или клетки, които може да не сте наясно.
Последици от скрити данни в Office файлове
Освен предаването на чувствителна информация, скритите данни, прикачени към вашите файлове, могат също да създадат недоразумения, в случай че има несъответствия между това, което докладвате лично за работата, и това, което документът в крайна сметка се предава чрез прикачената му скрита информация и метаданни.
Например, можете да докладвате на клиента, че вашата компания е отделила 120 човекочаса, за да създаде документа. Докато някой от страната на клиента може да получи достъп до скритите данни, прикрепени към вашия документ, и да заключи, че документът е създаден от друга компания и някой от вашата компания едва ли е прекарал час, разглеждайки документа.
Макар че в бизнеса е доста често срещана поддръжка под наем, може да не искате да разкривате тази информация на клиентите си.
Други ситуации, при които скритите данни могат да причинят проблеми
В други ситуации има опасения за поверителност с начина, по който Microsoft Office прикачва метаданни и лична информация към документите.
1. Можете да регистрирате анонимно оплакване само за да откриете, че вашето име и подробности са достъпни чрез файлове, скрити метаданни.
2. Можете да публикувате документ на уебсайт с надеждата да останете анонимни. Въпреки това, непознат за вас документът има достатъчно информация за вас във файловете скрити метаданни.
3. Може да има заглавки на документи, долни колонтитури, водни знаци и скрит текст, свързани с вашите документи. Те могат да предават чувствителна информация, търговска тайна и друга информация, за която може да не искате да бъдете отворени.
4. Вие или други хора, които сте работили по създаването на документ, може да сте направили определени коментари / забележки, които може да не са подходящи да бъдат изпращани на клиент. Те могат да бъдат прикачени към вашия документ и може да не са очевидни, когато просто преглеждате документа.
Следователно, има смисъл да проверите и изчистите скритите метаданни от офис документ, преди да го публикувате онлайн или да го изпратите на клиент.
Премахване на скрита информация от документи на Office
Ето как можете да преглеждате и премахвате скрити данни и лична информация от офис файлове, създадени с помощта на Microsoft Office 2007, където метаданните са по-скрити в сравнение с Office 2010 и 2013.
1. Отворете файла, от който искате да премахнете скритата информация.
2. Щракнете върху бутона Office в горното меню на лентата (вижте изображението по-долу)
3. Насочете към Подготовка и кликнете върху Документ за проверка (Вижте изображението по-долу).
4. Ще бъдете отведени до екрана Document Inspector, след което щракнете върху Inspect.
5. Windows ще инспектира резултатите от проверката на документи и дисплеи за вашия преглед (вижте изображението по-долу).
6. Кликнете върху Премахване на всички в секцията „Свойства на документа и лична информация“, за да премахнете цялата си лична информация, която Office е прикачил към вашия документ. Можете да разширите тази процедура до други раздели, които искате да премахнете.
7. На следващия екран Windows ще потвърди премахването на свойствата на документа и личната информация.
Както можете да видите от „Забележка: Някои промени не могат да бъдат отменени“, няма да можете да възстановите информация, която ще изтриете чрез тази процедура.
Следователно, може да искате да направите резервно копие за вашата употреба и справка, преди да изчистите лична информация и други данни от файл, който ще изпращате.
Премахване на скритите данни от документи на Office 2010 и 2013
1. Щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху Информация.
2. Щракнете върху Проверка за проблеми и след това щракнете върху Проверка на документа (вижте изображението по-долу).
3. Можете да оставите всички избрани опции, маркирани такива, каквито са или да изберете секции, за които искате да проучите документа.
4. Щракнете върху Инспектиране и Office ще разгледа документа за избраните скрити метаданни.
5. Прегледайте резултатите от проверката на документа в диалоговия прозорец Инспектор на документи.
6. Щракнете върху бутона Премахване на всички до резултатите от проверката за видовете скрити данни, които искате да премахнете от документа.
Спиране на Office от прикачване на информация
За съжаление, наистина няма начин да настроите настройките и да попречите на Microsoft Office да запазва лична информация и метаданни във файлове.
В Office 2013 обаче можете да зададете Office файла, над който работите, автоматично да премахва мета данни всеки път, когато файлът се запише. По този начин можете да избегнете шанса да не се сетите да премахнете скритата информация от файла, преди да го изпратите на клиента.
1. Щракнете върху менюто Файл.
2. Щракнете върху Опции и изберете категорията Доверен център.
3. Щракнете върху бутона Настройки на центъра за доверие и изберете Опции за поверителност.
4. Активирайте опцията „Премахване на лична информация от свойствата на файла при запазване“.
Забележка: Понякога може да намерите „Премахване на лична информация…“. опция не е налична за отметка. Ако случаят е такъв, щракнете върху бутона Document Inspector (вижте изображението по-горе), оставете Document Inspector да премахне цялата скрита информация, прикрепена към документа.
След това можете да запазите файла и да опитате отново да получите достъп до опциите за поверителност на Trust Center. Този път опцията трябва да е налична и да можете да щракнете върху квадратчето за отметка.
Трябва да сте наясно, че тази настройка е ограничена само до текущия файл и не се прилага за други файлове, които сте създали преди тази настройка, или за нови файлове, които ще създавате с помощта на Microsoft Office. В Microsoft Office няма начин да зададете тази настройка като стандартна или да я приложи приложима система.
