Макар че може да ви се струва безпроблемно, всъщност има известно изкуство да се организира бизнес среща по имейл. Ако планирате да включите обяд към срещата си, ще имате още няколко неща, които трябва да обмислите. Основната идея тук не е да го прекалявате и да губите ценна работа или лично време с подробности - но в същото време ще искате да имате предвид нуждите и мотивацията на другия.
Етап 1
Напишете подходяща информация в темата на имейла, което показва, че имейлът е покана за обяд. Не използвайте досадни изцяло главни букви или емотикони в темата - или където и да е в деловата комуникация. Вместо това заявете целта си ясно и професионално; например, можете просто да напишете „Обедна среща в сряда?“ или нещо подобно.
Стъпка 2
Започнете със сърдечен и професионален поздрав. Ако сте на собствено име с този бизнес контакт, е добре да се обърнете към лицето с неговото собствено име в поздрава, като „Скъпи Скот“ или просто „Скот:“. Ако не познавате човека много добре, използвайте фамилията и "г-н" или "Г-жо"
Стъпка 3
Заявете, че искате да се срещнете с човека на обедна среща, след това кажете защо искате да се срещнете.
Стъпка 4
Предоставете няколко опции за датата и часа, въз основа на вашите познания за графика на човека. Ако се срещате със собственик на ресторант, чийто ресторант предлага специална сделка например в петък, не го молете да се срещнете в петък. Кажете на човека дните и часовете, в които сте на разположение, като му предложите няколко дни или часове, от които да избирате. Можете също така да оставите датата и часа по усмотрение на другия човек - но това може да означава повече имейли напред и назад, за да решите наистина за взаимно удобна дата.
Стъпка 5
Предложете няколко ресторанта, които смятате, че са подходящи за типа среща, която ще имате. Например, ако имате сериозни, интимни подробности, за да обсъдите бизнеса на човека, вероятно е лоша идея да предложите среща в местната кръчма, където редовно се събират всички негови приятели. По същия начин, по който предложихте няколко дати и часове, предложете няколко места, за да дадете възможност на другия човек да избере.
Стъпка 6
Уведомете получателя за следващите му стъпки, както и за всички подробности, които той може да иска да знае за вашето проследяване. Ако трябва да чуете обратно в рамките на определен период от време, за да можете да запазите графика си свободен, кажете му го учтиво. Ако ще бъдете извън града за няколко дни след имейла, уведомете го, че ще се свържете с него, когато се върнете.
Подпишете се по сърдечен начин, като „Искрено“ или „Поздрави“. Ако към имейлите ви няма прикрепен ред за автоматичен подпис, който предоставя вашите данни за контакт, не забравяйте да предоставите своя телефонен номер и всяка друга важна информация за контакт в долната част на имейла.
