Изпращането на имейл до Outlook, форматиран като меморандум, дава на получателя визуално напомняне, че съобщението е официална комуникация. Въпреки че Outlook няма вграден шаблон за бележка, можете да промените настройките за форматиране, така че вашето съобщение да отговаря на общоприетия стил на бележка. След като форматирате съобщението си като бележка, можете да запазите настройките в шаблон, за да можете да използвате същия стил за бъдещи бележки.
Етап 1
Щракнете върху „Нов имейл“ в Outlook, за да отворите прозорец за ново съобщение.
Стъпка 2
Изберете раздела "Форматиране на текст" и след това щракнете в областта за съобщения, за да активирате опциите на лентата.
Стъпка 3
Щракнете върху малката стрелка в групата абзаци на лентата. Outlook отваря диалогов прозорец, където можете да промените опциите за форматиране на абзаци, за да съответстват на общоприетия формат на бизнес бележка.
Стъпка 4
Задайте настройката за подравняване на „Наляво“, за да подравните текста си вляво.
Стъпка 5
Задайте специалната настройка в раздела „Отстъп“ на „Няма“, за да премахнете вдлъбнатините с нов абзац.
Стъпка 6
Променете настройката за разстоянието между редовете на „Single“.
Стъпка 7
Променете настройката След в разстоянието на поне 8 точки. Това кара Outlook да вмъква празен ред между параграфите.
Стъпка 8
Щракнете върху "OK", за да запазите настройките на абзаца.
Стъпка 9
Изберете лесен за четене шрифт като Times New Roman или Arial. За старомоден, написан на машината вид, изберете Courier New.
Стъпка 10
Запазете съобщението като шаблон, за да можете да го използвате за бъдещи бележки. Кликнете върху „Файл“, изберете „Запазване като“ и след това променете настройката „Запазване като тип“ на „Шаблон на Outlook (* .oft)“. Дайте име на шаблона „Бележка“ или нещо подобно и след това щракнете върху „Запазване“.
Стъпка 11
Въведете имейл адресите на получателите в полето До и след това поставете темата на бележката в полето Тема.
Стъпка 12
Въведете текста на бележката си в областта за съобщения. Поставете заглавия на кратки раздели, когато сменяте темите или започвате нов сегмент. Оставете празен ред преди и след всяко заглавие.
Създайте заглавна секция в горната част, ако искате да включите тази информация в тялото на съобщението. Първите четири реда трябва да започват с „ДО:“, „ОТ:“, „ДАТА:“ и „ТЕМА:“, като всеки ред е разделен с празен ред. Тази стъпка не е задължителна, тъй като заглавката на имейла в горната част на съобщението вече следва формата на бележката.
