Microsoft Office 2007 включва функция за изпращане на автоматичен отговор на входящи съобщения. Въпреки че Microsoft Exchange Server включва помощник извън офиса, Outlook може да репликира тази функция чрез създаване на правила и шаблон за имейл. Всеки път, когато получите имейл, Outlook отговаря на подателя с автоматичен отговор. Въпреки че подателят може да изпраща множество имейли, правилото позволява само един отговор. Това предотвратява подателите да получават един и същ отговор няколко пъти.
Създайте шаблон за автоматичен отговор
Отворете Microsoft Office 2007 и щракнете върху менюто "Файл". Насочете мишката към „Ново“ и кликнете върху „Пощенско съобщение“.
Щракнете върху раздела „Опции“ в групата „Форматиране“. Щракнете върху „Обикновен текст“.
Въведете съобщението, което искате да изпратите като автоматичен отговор, в тялото на съобщението.
Щракнете върху бутона "Microsoft Office" и щракнете върху "Запазване като". Бутонът Microsoft Office се намира в горния ляв раздел на вашето съобщение.
Щракнете върху „Шаблон на Outlook (* .oft)“ в падащия списък „Запазване като тип“.
Въведете име на файл за вашия шаблон за съобщение в полето "Име на файл" и след това натиснете "Запазване".
Създайте правило за автоматичен отговор
Щракнете върху „Правила и сигнали“ в падащото меню „Инструменти“. Щракнете върху „Ново правило“.
Кликнете върху „Проверка на съобщенията, когато пристигнат“ под „Стартиране от празно правило“. Кликнете върху „Напред“.
Поставете отметка в квадратчето „Изпратено само до мен“ под „Кои условия искате да проверите?“ и изберете всяко друго условие, от което се нуждаете. Кликнете върху „Напред“. Изберете "Да", когато бъдете попитани дали искате това правило да се прилага към всяко получено съобщение.
Поставете отметка в квадратчето „Отговор с помощта на конкретен шаблон“ под „Какво искате да направите със съобщението?“
Погледнете под „Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото“ и изберете „Конкретен шаблон“. Щракнете върху „Потребителски шаблони във файловата система“ в диалоговия прозорец „Погледни в“.
Изберете шаблона, създаден за автоматичен отговор, и кликнете върху „Отваряне“. Кликнете върху „Напред“.
Изберете предпочитаните изключения от правилото и щракнете върху „Напред“.
Въведете име за новото си правило под „Стъпка 1: Посочете име за това правило“ и кликнете върху „Готово“. Вашето правило вече е включено и е готово за използване.
Съвети
Microsoft Office Online предлага безплатни шаблони за съобщения извън офиса, достъпни за изтегляне.
За да бъдат изпратени автоматичните отговори, компютърът ви трябва да остане включен и Microsoft Office 2007 трябва да остане отворен.
За да изключите правилото си, щракнете върху менюто „Инструменти“ и след това върху „Правила и сигнали“. Премахнете отметката от правилото, което искате да деактивирате.
