Може да получите имейл, в който подателят иска да изпратите отговор, за да потвърдите, че сте получили тяхното съобщение. Не всеки има възможност автоматично да му бъде изпратена разписка за връщане, когато отворите имейла им, така че ако тя съдържа спешна или чувствителна към времето информация, те трябва да знаят дали е стигнала до входящата ви поща. Също така е учтивост да уведомите хората, че сте получили съобщението им, когато сте поискали да ви изпратят документи или друга информация.
Етап 1
Изпратете потвърждението възможно най-скоро. Навременният отговор е от решаващо значение в света на бизнеса, дори ако информацията в имейла не е чувствителна към времето.
Стъпка 2
Редактирайте темата на имейла, ако е необходимо. Например може да се наложи да посочите, че сте прикачили документ към съобщението или че актуализираната информация е включена във вашия отговор. Ако не е необходимо да редактирате темата, полето "Re:" ще бъде попълнено автоматично, като уведомява получателя на какъв имейл отговаряте.
Стъпка 3
Напишете пълно изречение, посочващо, че сте получили съобщението, както и кога ще предприемете някакви действия по отношение на него. По-професионално е да заявите: "Здравей, Стив, получих имейла тази сутрин. Ще се свържем с теб по-късно следобед" - което позволява на подателя да знае, че ще дадеш приоритет на връщането при него - отколкото просто да пишеш, "Взех го благодаря."
Актуализирайте получателя за всички съответни събития. Тук можете да изпълните две задачи наведнъж: да потвърдите оригиналния имейл и да държите получателя в течение относно съответната информация. Няма смисъл да изпращате втори имейл, който казва: „Между другото, срещата, свързана с договорите, които ми изпратихте, беше преместена обратно в 16:00“, когато вече провеждате разговор по имейл по тази тема.
