Фактът, че имейлът има голямо значение в съвременната бизнес комуникация, е неоспорим. Всеки ден милиони имейли се изпращат от компании до клиенти и доставчици, от служители до техните мениджъри и от един колега до друг. Има няколко причини за превес на имейла в сравнение с други методи за комуникация.
Непосредственост
Имейлът се изпраща и получава почти мигновено, независимо дали получателят е на няколко врати надолу или на хиляди мили. Поради това използването на имейли рационализира както вътрешната, така и външната комуникация, което улеснява предаването и разпространението на важна информация по-бързо и лесно и позволява актуализиране на състоянието в почти реално време. На свой ред, непрекъснатият поток от подходяща информация прави служителите и ръководителите по-ефективни и продуктивни, което позволява бързи отговори на всеки проблем, който може да възникне.
Водене на отчетност
Имейл съобщенията остават във входящата поща на потребителя, освен ако не бъдат изтрити умишлено, както самостоятелният имейл софтуер, така и услугите за уеб поща предлагат функция за търсене и филтри, които правят проследяването на конкретно съобщение само за секунди. Това създава виртуална хартиена следа, която е много по-ефективна от отпечатаните документи, подадени в чекмедже, което прави изключително лесно извличането на важна информация от комуникацията по имейл.
Ниски разходи
Имейлът е един от най-евтините начини, които бизнесът може да използва, за да комуникира, както вътрешно, така и външно. Малките фирми могат просто да се регистрират за безплатен имейл с доставчици като Gmail, Yahoo или Hotmail; дори за по-големи компании, режийните разходи за поддържане на специален имейл сървър са относително ниски. Разликата в цената е особено поразителна, когато се обмисля масовата комуникация. Например разходите за отпечатване и доставка на набор маркетингови флаери или писма са многократно необходими за изпращане на информацията по имейл.
Маркетинг
Имейлът позволява на компаниите ефективно и ефективно да разпространяват информация за своите продукти и услуги, както на съществуващи клиенти, така и на потенциални. Например, компания за облекло може да създаде имейл списък, за който всеки може да се абонира, след което да изпраща ежеседмични имейли до всички в списъка с подробности за нови попълнения в каталога. По същия начин, компания, специализирана в бизнес софтуер, може да се свърже директно с други компании по имейл, за да попита дали те могат да намерят техните услуги за полезни.
