Една от по-малко известните функции на Excel е способността му да генерира автоматично междинни суми на множество нива, като използва функцията Междинна сума на приложението. Ако запазите данните за продажбите например във вашия работен лист, можете да създадете междинни суми за продажбите във всеки регион, плюс вложени междинни суми, разбити по щат и дори град. За да приложите междинни суми на няколко нива, първо използвайте разширената функция за сортиране на Excel, за да пренаредите данните си в правилните нива на групиране.
Сортирайте данните си на нива
Етап 1
Подгответе данните си за сортиране, като премахнете всички празни редове или колони. Също така създайте заглавен ред в горната част на данните си, ако още не сте го направили.
Стъпка 2
Изберете всички клетки, съдържащи данни. Ако искате да приложите междинни суми само към част от работния лист, изберете тези редове вместо това.
Стъпка 3
Изберете раздела "Начало", щракнете върху командата "Сортиране и филтриране" и след това изберете опцията "Персонално сортиране". Excel отваря диалоговия прозорец Сортиране.
Стъпка 4
Щракнете върху падащото меню „Сортиране по“ и изберете колоната, която искате да използвате, за да групирате вашите междинни суми от първо ниво. Например, ако вашите данни включват данни за продажбите, идентифицирани по регион, щат и град, изберете колоната „Регион“, за да направите регионалните цифри продажби вашите междинни суми от първо ниво.
Стъпка 5
Щракнете върху падащото меню „Тогава от“ и изберете колоната, която искате да използвате за вашите междинни суми от второ ниво. В горния пример, ако искате да създадете междинна сума от второ ниво за всяко състояние в даден регион, изберете „състояние“ от падащия списък.
Стъпка 6
Повторете предишната стъпка за всички допълнителни подсумарни нива, които искате да създадете, като общи продажби на ниво град в примера.
Щракнете върху "OK", за да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец.
Създайте междинни суми на няколко нива
Етап 1
Изберете всяка клетка, съдържаща данни. Ако искате да приложите междинни суми само към част от работния лист, изберете тези редове вместо това.
Стъпка 2
Изберете раздела "Данни" и след това щракнете върху командата "Междинна сума" в групата Outline. Excel отваря диалоговия прозорец Междинна сума.
Стъпка 3
Щракнете върху падащото меню под „При всяка промяна“ и след това изберете колоната, която искате да използвате за вашите междинни суми от първо ниво. Изберете същата колона, която сте избрали за сортиране от първо ниво. В примера, използван по-рано, бихте избрали "Регион", за да създадете междинни суми от първо ниво въз основа на регионални продажби.
Стъпка 4
Поставете отметка в едно или повече полета в прозореца „Добавяне на междинна сума към“, за да посочите коя колона съдържа вашите номера. В примера можете да поставите отметка в квадратчето до „Суми за продажби“.
Стъпка 5
Щракнете върху "OK", за да създадете вашите междинни суми от първо ниво.
Стъпка 6
Щракнете отново върху командата "Междинна сума", за да започнете да създавате вашата междинна сума от второ ниво.
Стъпка 7
Щракнете върху падащото меню под „При всяка промяна“ и след това изберете колоната, която искате да използвате за вашите междинни суми от второ ниво. В примера бихте избрали „Държава“.
Стъпка 8
Поставете отметка в същото поле в прозореца "Добавяне на междинна сума към", което сте проверили по-рано.
Стъпка 9
Почистете квадратчето до „Замяна на текущите междинни суми“. Изчистването на тази настройка кара Excel да запази предишните междинни суми и да създаде ново ниво.
Щракнете върху "OK", за да ви създадат междинни суми от второ ниво. Повторете стъпките за всяко допълнително ниво на междинни суми, които искате да добавите, като всеки път премахвате отметката до „Замяна на текущите междинни суми“. Можете да създадете до осем нива на междинни суми.
