Използването на формат на бележка в имейлите на Microsoft Office Outlook може да даде на имейл съобщенията по-официален и професионален вид. За да изпратите имейл в бележка, създайте имейла и го запазете като шаблон за имейл на Outlook. След като добавите шаблона за бележка, можете да го използвате за всяко имейл съобщение на Outlook, което искате да изпратите във формат бележка.
Стартирайте Microsoft Outlook. Щракнете върху раздела „Начало“ на лентата на главното меню. Щракнете върху бутона „Нов имейл“.
Въведете имейл адресите на получателите и темата на имейла в съответните полета за въвеждане в горната част на прозореца „Нов имейл“.
Въведете „Бележка“ или по-официалният „Меморандум“ в горната част на прозореца на основния текст на имейла. Приложете удебелен, подчертан, размер на шрифта и форматиране на шрифта към текста, като щракнете върху съответния бутон за форматиране в групата „Основен текст“ в раздела „Съобщение“ на лентата на менюто.
Въведете „Дата:“, последвано от датата на бележката непосредствено под заглавието „Бележка“. На отделен ред напишете „До:“, последвано от имената на получателите и заглавията на длъжностите.
Въведете заглавието на темата на бележката под датата и информацията за получателя; например „Re: Ревизирана прогноза за разходите“. Въведете основния текст на бележката под заглавието на темата. Много бизнес бележки включват кратка справка и въведение и са последвани от ключови моменти и заключение. Натиснете “Enter” или “Return” на клавиатурата на компютъра след всеки абзац, за да добавите прекъсвания на абзаци.
Щракнете върху „Файл“, последван от „Запазване като“ в лентата на главното меню на Outlook.
Изберете „Шаблон на Outlook“ от списъка Запазване като тип. Въведете описателно име за шаблона; например „Бележка“ или „Бизнес бележка“.
Натиснете бутона „Изпрати“, за да изпратите оригиналния имейл от бележката, от който сте създали шаблона. Вече можете да получите достъп до шаблона за имейл за бележка от раздела „Програмист“ на Outlook. Щракнете върху „Избор на формуляр“ и изберете „Потребителски шаблони“ в падащия списък „Погледни“. Изберете шаблона за бележка и след това щракнете върху „Отваряне“. Редактирайте съдържанието на шаблона и изпратете имейла в бележка.
Съвети
Ако не виждате раздела „Програмист“ в менюто на Outlook, активирайте тази опция, като щракнете върху „Файл“, последван от „Опции“. Щракнете върху „Персонализиране на лентата“ в левия прозорец. Поставете отметка в квадратчето до „Програмист“, за да изберете и активирате тази опция. Кликнете върху „OK“, за да добавите раздела към лентата на менюто.
Официалните служебни бележки обикновено включват датата и имената на получателите, но вашето имейл съобщение автоматично включва тази информация в заглавката на имейл съобщението. Пропуснете стъпка 4, ако не искате да повтаряте тази информация в основната част на бележката.
