Счетоводният софтуер е предназначен да автоматизира голяма част от счетоводния процес. Целта е да се направи счетоводството по-лесно, по-бързо и по-точно. Въпреки че софтуерът изпълнява предназначението си, има недостатъци да разчитате единствено на технологията за вашите счетоводни нужди. Ето защо е важно да се разберат основите на счетоводството, както и как да се използва счетоводен софтуер.
Разходи
Когато използвате счетоводен софтуер, трябва да закупите софтуера и всички допълнителни лицензи, необходими за други потребители и компютри. Някои софтуер изисква да закупите надстройки или актуализации за допълнителни функции. Трябва също да се уверите, че компютърът ви е в състояние да изпълнява софтуера. Ако не, ще трябва да надстроите и компютъра си.
Разчитане на компютри
Ако компютърът ви се срине или данните са повредени от вирус, няма да можете да използвате вашия счетоводен софтуер, докато проблемът не бъде отстранен. Това също означава, че няма да имате достъп до въведени данни, докато компютърът не се стартира отново. Вашите данни също могат да бъдат повредени, което означава, че ще трябва да въведете отново информация, освен ако не сте архивирали файловете си. Освен това, ако има прекъсване на захранването, вашият софтуер ще бъде неизползваем, освен ако не сте на лаптоп, захранван от батерии.
Измама
Данните за счетоводния софтуер изискват допълнителни нива на сигурност, за да се предотвратят проблеми като измами и присвояване. Софтуерът улеснява потребителите да променят данните, което прави измамите по-лесни за изпълнение. В резултат на това има повишена необходимост от вътрешни одитори да проверяват за неточности в данните. Трябва също така да се вземат мерки за сигурност, за да се ограничи количеството контрол, което потребителите имат върху функциите на всеки счетоводен софтуер.
Допълнителен софтуер
Повечето счетоводни софтуери изискват да имате допълнителен софтуер, за да преглеждате отчети. Например някои програми ви позволяват да експортирате данни като PDF файл или електронна таблица на Excel. Това позволява на потребителите без счетоводната програма да преглеждат данните. Софтуерът за гледане обаче може да доведе до допълнителни разходи за потребителя.
Човешка грешка
Въпреки че е лесно да се записват числа неправилно, дори е по-лесно да се въведе грешно число. Прекалено бързото въвеждане на данни в счетоводния софтуер може да доведе до сериозни грешки. С програмата, извършваща изчисления, може да бъде по-трудно да се проследи причината за проблема. Електронни таблици, цифрови книги или писмени книги правят проследяването по-лесно и по-бързо.
Обучение
Счетоводният софтуер изисква да отделите време, за да научите как да го използвате. Въпреки че може да сте опитен счетоводител, все пак ще трябва да научите какво прави всеки бутон и команда от менюто, за да използвате ефективно счетоводния софтуер. Тази крива на обучение може да доведе до скъпи грешки. В някои случаи може да е необходимо платено обучение, за да се научите как да изпълнявате определени задачи. Ако не сте специалист в технологиите, процесът може да бъде още по-труден.
Време
Много счетоводители установяват, че отнема повече време за въвеждане на данни в счетоводен софтуер, отколкото за записване или въвеждане в електронна таблица. Поради стъпка по стъпка екраните, процесът често отнема повече време, особено за тези, които не използват софтуера често или все още са нови в използването на програмата. Ако софтуерът изисква многобройни стъпки за въвеждане на основни данни, изискванията за време може да надхвърлят ползите от автоматичните изчисления.
