Дигиталната ера ни даде толкова много начини да общуваме помежду си - от текстове до Skype и около дузина технологии между тях. Както вербалната, така и писмената комуникация имат своето място в бизнеса днес, а продуктивният офис насърчава етикета във всички методи на комуникация. Използването само на един или друг каскадира способностите на служителя да комуникира ефективно с клиенти, клиенти и колеги. Въпреки че имейлът може да покаже вашия щателен работен запис, няма емотикон толкова ефективен, колкото истинска усмивка лице в лице, когато говорите.
Записи
Има причина, поради която имейлите често се извеждат по време на правителствени скандали; те показват не само това, което някой е казал, но и когато го е казал, така че когато имате нужда от траен запис на комуникация с някого, имейл ви дава цифрова следа на хартия. Освен това спомените на хората за разговори могат да се различават с течение на времето, може да не отнемат важни подробности от устната дискусия и е по-лесно да направите резервно копие на позицията си в офис ситуация, когато имате цифровото копие, за да го докажете. Ако някой изтрие имейла ви или настоява, че никога не го е получил, единственият ви запис може да бъде папката ви „Изпратено“. Имейлът също може да бъде ефективен начин за преглед на историята на даден проект и кой е бил най-ценният актив на екипа.
Разбиране
Комуникацията между колеги включва не само думи. Вашите колеги четат изражението ви и езика на тялото ви и регистрират тона на гласа ви по време на разговор. Когато се изправите лице в лице с някого, вие подхващате тези сигнали и те помагат да се задълбочи разбирането ви за значението на другия човек. Въпреки че добре формулираният имейл може да бъде директен и ясен, понякога думите на екрана могат да бъдат разбрани погрешно и да причинят обида, особено ако се опитате да направите сарказъм или хумор. Също така може да отнеме по-малко време, за да отидете просто в коридора или да вдигнете телефона и да обсъдите подробно опасенията, отколкото за съставяне на дълъг имейл.
Емоция
Понякога е твърде трудно да се обсъждат определени ситуации с колеги и хората често се обръщат към имейл, за да се изразят, без да се вълнуват. Имате време да помислите какво искате да кажете и можете да предадете това послание без нервност и заекване. Имате време да създадете интелигентен аргументиран въпрос или коментар. Това обаче може да бъде двупосочна улица, тъй като на някои служители им е по-лесно да бъдат нахални, обидни или груби, когато общуват по имейл. Когато емоциите се засилят, хората често изпращат съобщения, използвайки думи, които никога не биха използвали лично.
Социални умения
Писането на имейли може да позволи на колегите да избягват неудобни или трудни разговори, но това не им помага да се научат да решават проблема с глава. Докато разговорът лице в лице може да се чувства понякога неловко, опитът ще намали това чувство. Разговорите с колеги ви карат да осъзнаете по-добре собствената си невербална комуникация. Разговорът заедно създава връзки в офиса и показва уважение към хората, независимо дали е похвала за добре свършената работа или предупреждение за неприемлива ситуация.
