Преди много бизнес комуникация започваше с ръкостискане, но това вече не е така. През 21-ви век има вероятност да сте се „срещнали“ и да сте взаимодействали с много делови и лични контакти, без никога да сте виждали лицата им. Много от тези взаимодействия започват с комуникация по имейл. Ако трябва да напишете имейл на човек, когото не познавате, следвайте няколко основни правила, за да сте сигурни, че ще останете професионални и няма да обидите.
Етап 1
Въведете кратък предмет, който описва защо пишете на този човек. Тъй като не познавате човека, ще трябва да сте наясно защо пишете. Хората получават много спам в пощенските си кутии, така че ако имате лична или бизнес връзка, може да е добра идея да го споменете в темата.
Стъпка 2
Използвайте "Г-жа" или "господин" и фамилията на човека в поздрава. Никога не приемайте, че жената е омъжена, освен ако не знаете със сигурност, че е; като такава, "Г-жо" е по-неутрален начин за обръщане към жена. Ако не сте сигурни в пола на човека, не се досещайте; вместо това използвайте собственото и фамилното име на човека. Можете да изберете да използвате „Уважаеми“, ако искате, както в „Уважаеми господин Смит“, но можете също да оставите „Уважаеми“ и просто да напишете „Мистър Смит:“. Имайте предвид, че ще ви е необходима запетая, когато се използва „Уважаеми“ и двоеточие, когато не е.
Опишете причината, поради която пишете, или връзката, която имате с човека в първия ред на имейла. Много хора няма да преминат първия ред на имейла, ако приемат, че това е нежелана поща; по същия начин някои хора четат имейлите си на мобилни устройства, които понякога показват само първия ред на имейла, когато имейлите се разглеждат в списъчен формат. Като заявите намерението си отпред, по-вероятно ще получите отговор.
