Имейлът, използван ефективно, може да бъде евтин и ефективен метод за комуникация в рамките на компаниите. Въпреки това, много неща могат да се объркат по пътя, поради естеството на имейла. Цялостната политика за електронна поща може да помогне да се определи правилното използване на имейли, но дори предприемането на тази стъпка все още оставя място за неефективност и пропуски в комуникацията.
Погрешна комуникация
Имейлът като форма на писмена комуникация не идва с най-важните невербални сигнали, отговорни за голяма част от нашето разбиране. В резултат на това сарказмът, хуморът и силните емоции често не попадат добре на читателя. Понякога това работи по обратния начин, като читателят приписва емоция на нещо, което не е написано с това намерение. Тези, които не са запознати с имейла, могат да изпаднат в писане с главни букви или да използват прекомерни пунктуационни знаци, за да подчертаят нещо, без да осъзнават, че тези елементи носят емоция. Това може да доведе до неправилно общуване, което може ненужно да нарани работните отношения.
Изгубено време
Имейлът предлага възможност за разсейване на работата. Служителите могат неправилно да използват служебен имейл, за да изпращат лични бележки или шеги из офиса. Дори ако имейлът остане подходящ за работа, обаче, това може да отвлече вниманието. Да предположим, че работите по проект например и че вашият имейл клиент е отворен на вашия работен плот - ако четете всеки имейл, който постъпва, отговаряйки на някои - проект, който може да отнеме два часа сега, може да отнеме четири. Въпреки че проверката на имейли веднъж или два пъти на ден може да е по-ефективна и достатъчна, мнозина смятат, че може да пропуснат нещо важно, ако не проверяват постоянно входящата си поща.
Проблеми при прекъсване на връзката
Предимството на имейла е, че можете лесно да получите достъп до него от почти навсякъде с интернет връзка. За някои компании това може да бъде и сериозен недостатък, застрашаващ баланса между работата и личния живот на служителите. Тези служители, които винаги остават свързани с работа, ще изгорят по-бързо от тези, които отделят време за себе си. Те може да не прекарват качествено време със своите семейства или приятели и в резултат на това може да се чувстват по-стресирани и по-малко изпълнени.
Постоянен запис
Тези, които използват имейли за комуникация в рамките на компаниите, трябва да се погрижат да поддържат кореспонденция гражданска и ясна. С имейла става лесно да отпишете бърз, ядосан отговор и да го изпратите без много да мислите. Тази бърза и враждебна реакция вече е записана; не можете да го вземете обратно. Ако служителите или работодателите го издигнат на следващото ниво и кажат нещо обидно или неподходящо, това може да се използва като основание за уволнение или дори като доказателство срещу тях в съда. Имейлът добавя слой на разединяване, като дава на хората смелостта да казват неща, които може да не кажат лично или по телефона.
