Персоналният компютър завинаги е променил начина, по който хората правят бизнес: за всяка важна фирмена задача има софтуерно решение, което да съответства. Ако все още правите счетоводство на вашия бизнес на ръка, помислете за големите разлики между това и използването на специален счетоводен софтуер. Има големи ползи от дигиталното използване, но тези ползи идват с определени рискове. Всичко зависи от това, което работи най-добре за вас и вашия бизнес.
Точност и последователност
Счетоводният софтуер използва автоматизирани изчисления, за да гарантира, че вашата математика винаги е правилна. Освен това, компютъризираното счетоводство изгражда последователност във вашето отчитане чрез стандартизирани файлови формати и установени работни потоци. Счетоводният софтуер е толкова умен, колкото и потребителят, и преминаването към цифрово счетоводство не гарантира непременно отстраняване на грешките. Въпреки това, компютърното счетоводство, когато се изпълнява правилно, е по-точно от ръчното счетоводство.
Скорост на влизане
След като внедрите компютъризирано решение за вашия бизнес, времето, което отделяте за работа по счетоводни задачи, трябва да намалее значително. Въвеждането на данни чрез клавиатура и оставянето на компютъра да свърши работата е по-бързо от записването на нещата и изчисляването на математиката с калкулатор, а счетоводният софтуер се предлага с разнообразни вградени шаблони, предназначени да улеснят процеса. Освен това данните, въведени чрез компютърно счетоводство, са незабавно достъпни, което означава, че винаги ще имате на разположение най-новите номера. Недостатъкът е, че ще отнеме известно време, за да се приспособите към използването на новия софтуер, което намалява първоначално спестеното време.
Сигурност и безопасност
Въпреки че можете да защитите с парола своите счетоводни данни и да ги съхранявате на работния си компютър, ръчното счетоводство е по-малко сигурно, тъй като писмените документи се натрупват с времето и изискват все по-големи решения за съхранение. Освен това можете лесно да архивирате цифрови счетоводни данни на външно устройство, докато трябва ръчно да копирате счетоводни данни. Загубата на вашите цифрови счетоводни данни е по-малко драматична от загубата на оригиналните документи, тъй като можете да възстановите архивите си с минимален шум. Компютърният хардуер обаче е по-крехък от действителните документи, така че трябва да предприемете стъпки за защита на данните си в случай на хардуерен проблем.
Лесно разпространение
При ръчното счетоводство вие създавате и разпространявате фактури, сметки и други записи на ръка. С цифровото счетоводство можете да създадете един и същ набор от документи за много по-малко време и да отпечатате толкова копия, колкото ви е необходимо. След това можете да изпращате цифрови документи по имейл, което ви позволява да ограничите количеството физически носител, който вашата компания всъщност трябва да използва. С компютъризирания счетоводен софтуер е лесно да печатате, копирате и изпращате всички документи, необходими на вашия бизнес. Това обаче улеснява нечистата страна да прихване вашите данни.
